Wykaz określonych przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT służy przede wszystkim do weryfikowania wiarygodności kontrahentów. Jakie ma znaczenie i z jakimi konsekwencjami należy się liczyć nie stosując się do przepisów?
Tekst DANUTA STANOK
Działający od 1 września ubiegłego roku wykaz danych podatników VAT pozwala szybko i skutecznie zweryfikować kontrahentów. Zawiera cenne, pozyskiwane bezpłatnie dane dla wielu z nas. Mając dostęp do internetu w każdej chwili sprawdzimy, czy interesujący nas podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, nie wcześniej jednak niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot sprawdzamy.
Ustalimy, czy dane adresowe i nazwa są poprawne. Jeśli wykreślono naszego kontrahenta z rejestru albo przywrócono zarejestrowanie lub też odmówiono rejestracji jako podatnika VAT, mamy możliwość zapoznania się z podstawą prawną decyzji. Potwierdzimy też numery bankowych rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK), której jest członkiem, na jakie powinniśmy dokonać płatności – rachunku otwartego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zgłoszonego do urzędu skarbowego.
Numery kont na białej liście są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Dla sprawdzającego jest istotne, by dane kontrahenta zawierały numer rachunku oraz by był on zgodny z tym, na który chce zlecić przelew.
Jeśli podmiotowi odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub został on wykreślony, to jego dane widnieją w wykazie, ale nie obejmują informacji o rachunku rozliczeniowym. Taki zapis jest niezwykle ważnym powiadomieniem.
Informacje na białej liście są aktualne na dzień sprawdzenia: status podatnika, nazwa lub imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny przyznany na potrzeby podatku – albo według stanu na wybrany dzień, który bez problemu możemy wskazać, jednak nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym dokonujemy sprawdzenia podmiotu. Aktualizowanie publikowanych danych odbywa się raz na dobę w każdy dzień roboczy.
Weryfikator znajdziemy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub na stronie Ministerstwa Finansów, a w nim szczegółowe informacje. Żeby do nich dotrzeć trzeba podać nazwę firmy lub jej część albo imię i nazwisko osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, ewentualnie jeden z numerów: NIP, REGON lub rachunek rozliczeniowy.
W pierwszym rzędzie wykaz zawiera nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany. Następnie określa status podmiotu zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny”, albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany, a także status podmiotu, który nie został zarejestrowany albo którego wykreślono z rejestru jako podatnika VAT.
Ponadto w wykazie znajdziemy:
• adres siedziby – w przypadku podmiotu, który nie jest osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIP lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich NIP lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego NIP lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru i przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK) otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.
Wykaz informacji o podatnikach VAT – bezpłatnie udostępniany, prowadzony w formie elektronicznej przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej – został utworzony ze wskazanych przez podatników, w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym, numerów kont bankowych potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR* oraz dostępnych rejestrów publicznych.
* STIR – System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej – zespół algorytmów do analizowania dostarczanych obowiązkowo do szefa Krajowej Administracji Skarbowej przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe danych finansowych dotyczących przedsiębiorców w celu przeciwdziałania wyłudzeniom skarbowym.
CZY WARTO SPRAWDZAĆ BIAŁĄ LISTĘ
Każdy z podatników powinien był sprawdzić swoje dane na białej liście, a po ewentualnym stwierdzeniu nieprawidłowości wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie. Jeżeli zaszły w naszej firmie jakieś zmiany, na przykład numeru konta bankowego używanego do rozliczeń firmowych, należy dopełnić obowiązku aktualizacji:
• spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i spółki cywilne składają ją bezpośrednio do urzędu skarbowego według wzoru NIP-8 i NIP-2,
• przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą przez CEIDG.
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, niepodlegające rejestracji w CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.
W razie zmiany urzędu skarbowego, warto poinformować nowy urząd o posiadanych rachunkach przez złożenie aktualizacji.
Dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Nie dotyczy ono prywatnych rachunków, które nie są publikowane w wykazie, chociaż czasami wykorzystujemy je do rozliczeń firmowych. Nie dedykuje się prowadzeniu działalności gospodarczej rachunków oszczędnościowo rozliczeniowych, gdyż są one wyłączone z raportowania w ramach STIR, co powoduje brak możliwości potwierdzenia tych rachunków za pomocą systemu i tym samym spełnienia wymogu określonego w art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT.
Nie bagatelizujmy naszych powinności. Pamiętajmy, że brak lub błędny rachunek na białej liście narazi na sankcje naszych kontrahentów.
SANKCJE
Od 1 stycznia 2020 roku korzystanie z wykazu stało się dla przedsiębiorców koniecznością, właśnie ze względu na grożące sankcje. Zgodnie z przepisami dokonanie zapłaty należności, wynikającej z otrzymanej faktury wystawionej przez podatnika VAT czynnego, dotyczącej transakcji na kwotę powyżej 15 tys. zł, na inny rachunek niż zamieszczony na białej liście naraża podatnika na negatywne konsekwencje podatkowe w postaci:
• braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu lub konieczność zwiększenia przychodów w podatkach PIT i CIT,
• odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT.
Tak więc przy transakcjach powyżej 15 tys. zł powinniśmy dokonywać płatności swojemu kontrahentowi przelewem na jego rachunek wskazany w wykazie podatników VAT. Wówczas transakcja będzie bezpieczna, a my nie poniesiemy negatywnych skutków finansowych.
Zapłata faktury na inne konto rozliczeniowe niż to podane na białej liście lub z całkowitym pominięciem rachunku płatniczego, dokonana przez nas po zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu, musi spowodować ich zmniejszenie w miesiącu, w którym płatność była zrealizowana.
Jeśli nie ma możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu, powinniśmy zwiększyć swój przychód, by podlegał opodatkowaniu bez zmniejszenia o wartość transakcji.
Brak weryfikacji kontrahenta i związane z tym prawdopodobieństwo wykonania przelewu na inny rachunek niż widniejący w wykazie (na dzień zlecenia) może skutkować wystąpieniem odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT. Nabywając towary i usługi odpowiadamy całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe w VAT naszego sprzedawcy lub usługodawcy w zakresie tej części podatku VAT, który przypada na daną fakturę – tak rozumiemy odpowiedzialność solidarną nabywcy za zobowiązania podatkowe VAT dostawcy.
Sankcje mają za zadanie przyuczenie wszystkich podatników do korzystania z białej listy VAT w celu zwiększenia bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego. Pamiętajmy, że weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników w sytuacji, gdy dana transakcja służy oszustwu, a którzy sami nie dokonali oszustwa. Wykaz umożliwia nam – w prostszy sposób niż wcześniej – zachowanie należytej staranności.
WYJĄTKI, CZYLI JAK UNIKNĄĆ KŁOPOTÓW
Odpowiedzialności solidarnej unikniemy wtedy, gdy dokonaliśmy zapłaty należności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w art. 108a ustawy o VAT, pomimo że na rachunek spoza listy. Jeśli już zapłacimy należność przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów (niestety bez zastosowania MPP), wystarczy o zapłacie zawiadomić w ustawowym terminie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika realizującego przelew.
Zawiadomienie ZAW-NR to dokument, dzięki któremu unikniemy negatywnych konsekwencji – wydatek ujmiemy w kosztach oraz zapomnimy o odpowiedzialności solidarnej za zaległości w VAT. Termin złożenia ZAW-NR uległ wydłużeniu z 3 do 7 dni (na stałe), a w czasie COVID-19 do 14 dni.
Zawiadomienie o zapłacie należności powinno zawierać następujące informacje:
• numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo – dla podatnika będącego osobą fizyczną – imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w razie braku stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania, podatnika dokonującego zapłaty należności;
• dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);
• numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;
• wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek spoza listy i dzień zlecenia przelewu.
Jeśli raz wysłaliśmy zawiadomienie o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu/ listy informując stosowny organ na druku ZAW-NR, a następnie ponownie na ten sam rachunek przelejemy należność, nie mamy już obowiązku składać zawiadomienia. Wystarczy zrobić to raz.
Źródła:
• Ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1018, z późn. zm.) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001018 wprowadzająca do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002174 zmiany w art. 96b umożliwiające utworzenie jednego wykazu podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT oraz zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
