Jak motywować? Jak przygotować skuteczny system motywacyjny? Jakich środków użyć, aby wydobyć jak najwyższą efektywność podwładnych? To często nurtujące wielu przełożonych trudne pytania. Życie udowadnia, że nie jest łatwo na nie uzyskać skuteczną, po zastosowaniu w praktyce, odpowiedź.
Tekst LESZEK SERGIEL
Umiejętność motywowania to niewątpliwe jedna z najistotniejszych zalet skutecznego menedżera i byłoby wręcz idealnie, gdyby każdy opanował tę umiejętność do tego stopnia, aby nie stosować wyłącznie pieniędzy, a więc stosować zachęty pozafinansowe.
Jedna z zasad motywowania mówi, że wykorzystując jedynie pieniądze można kupić zaledwie czas i określony wysiłek pracownika. W celu wydobycia zaangażowania warto sięgać po inne formy i środki.
JAK PRZYGOTOWAĆ SYSTEM MOTYWACYJNY DLA PRACOWNIKÓW?
Co to jest motywacja? Samo słowo pochodzi od łacińskiego słowa moveo (movere, movi, motu) i oznacza wprawiać w ruch, popychać. W bezpośrednim znaczeniu w zarządzaniu definiuje to motywację jako oddziaływanie z zewnątrz (działanie między innymi przełożonych).
TYPY MOTYWACJI.
Motywację ludzi dzieli się na cztery podstawowe typy. Pierwszy z nich to motywacja wewnętrzna, zwana samomotywacją, pochodzącą z ambicji, pasji, zainteresowań i stanowiącą wewnętrzną siłę napędową. Osoby z silną wewnętrzną motywacją łatwiej i bez wysiłku realizują zadania, osiągają wyznaczone cele i sami rozszerzają własne horyzonty. Naturalnie takie osoby stanowią świetny materiał na skutecznych menedżerów, ale nawet tacy potrzebują od czasu do czasu oddziaływania na nich motywacją zewnętrzną. Motywacja zewnętrzna to świadome oddziaływanie menedżerów na podwładnych. To oczywiście cały system, w ramach którego ujmuje się motywację finansową i pozafinansową. Jest to system płac, wartościowania pracy, system nagród i kar oraz szereg środków mieszczących się w tak zwanym pozapłacowym wynagrodzeniu. Kolejnym podziałem jest dzielnie na motywację pozytywną i negatywną. Ten ostatni podział dotyczy motywowania zewnętrznego, czyli metod i motywatorów, po które sięgają menedżerowie. Przy pomocy motywacji zewnętrznej wpływa się dodatkowo na pobudzenie motywacji wewnętrznej utrzymując ją na pożądanym poziomie.
JĘZYK KORZYŚCI.
Praktyczne podejście do zagadnienia motywacji w przedsiębiorstwie podpowiada krótszą jej definicję. Jest to definicja, która mówi, że motywacja to „osobisty powód do zrobienia czegoś”. Listę powodów można zamknąć do jednego słowa, które brzmi: korzyść. Jeśli nasze pierwsze skojarzenie to „język korzyści”, to myślimy w dobrym kierunku, natomiast w tym kontekście mówimy o korzyści racjonalnej lub emocjonalnej. Właściwie nikt „nie kiwnie palcem”, jeżeli nie ma z tego korzyści i tu dochodzimy do pierwszego praktycznego kryterium konstruowania systemu motywacyjnego
w przedsiębiorstwie – musi zapewniać korzyści zarówno racjonalne, jak i emocjonalne.
Technicznym szczegółem pozostają środki motywujące (motywatory), z których płyną konkretne korzyści dla konkretnych osób. Jest to szczególnie ważne podczas delegowania obowiązków pracownikom.
SYSTEM NA MIARĘ.
Sformułowanie konkretnych osób, wyznacza kolejne kryterium systemu motywacyjnego – indywidualnie dopasowany do pracownika niczym ubranie uszyte na miarę. Rzeczywiście skuteczny system motywacyjny to taki, który jest indywidualny, bo nie ma większej niesprawiedliwości, jak równe potraktowanie nierównych – a przecież pracownicy wyróżniają się pomiędzy sobą. Wyróżniają się efektami, zaangażowaniem, postawą i wkładem w realizację zadań o różnej randze oraz poziomem oczekiwań za wykonaną pracę.
RÓŻNE TEORIE MOTYWOWANIA
Teorii motywowania jest kilka. Najbardziej rozpowszechniona jest teoria instrumentalna – słynny kij i marchewka. Wielu menedżerów chce jej używać i robi to, ale bez skutku. Wielu tylko o niej mówi (powtarzając bezrefleksyjnie za innymi), nie wiedząc, że w praktyce nie działa. Człowiek jest zbyt złożoną istotą, aby w tak prosty sposób można było wytworzyć w nim przewidywalne zachowania wyłącznie przy pomocy nagrody i kary. To niebezpieczne uproszczenie, które zwalnia menedżerów z wysiłku w kierunku stworzenia takiego systemu motywacyjnego, który rzeczywiście przynosiłby skutek w postaci wydajniejszego zespołu. W popularnym rozumieniu wyznacza proste działania: kara i nagroda. Niestety, to zbyt mało. Proces motywowania sam w sobie potrafi być motywujący lub demotywujący (w tym zakresie funkcjonuje choćby teoria oczekiwań, mówiąca że spory odsetek pracowników motywuje osiąganie celów lub teoria wartości oczekiwanej). Zatem kij i marchewkę warto potraktować jako wstęp do rozważań nad zagadnieniem procesu motywowania.
PIRAMIDA POTRZEB MASLOVA.
Skuteczniejszą teorią wydaje się rozpowszechniona teoria potrzeb oparta o hierarchię – piramidę potrzeb Maslowa. Nie wszyscy jednak menedżerowie wiedzą, że Maslov nie potwierdził żadnymi badaniami działania swojej teorii i że głównym błędem w korzystaniu z wymienionej hierarchii jest ortodoksyjne trzymanie się kolejności, która mówi, że najpierw należy u ludzi zaspokajać potrzeby niższego rzędu, a następnie wyższego rzędu. Doświadczenie niejednokrotnie pokazało, że dla wielu ludzi od pieniędzy ważniejsze są takie wartości jak szacunek i przynależność do określonej grupy oraz stanowisko, które piastują (niekiedy wystarczy lepiej brzmiąca sama nazwa stanowiska).
ZACHOWANIE LUDZI ZALEŻY OD WARTOŚCI, KTÓRE PREFERUJĄ.
Oprócz wielu innych teorii, których tutaj nie wspominam, skuteczną jest ta, która mówi, że zachowanie ludzi zależy od wartości, które preferują, których brak odczuwają i jednocześnie uznają, że ich osiągniecie w pracy jest realne. To oznacza, że ludzie chętnie coś zrobią, jeżeli mają jakikolwiek deficyt w bilansie wartości, na jakich im zależy w danym momencie i jednocześnie widzą realne szanse na zmianę tego deficytu poprzez pracę – czyli zastosowane motywatory muszą być realistyczne i wiarygodne (nikt nie wierzy w obietnice na zasadzie gruszek na wierzbie). Inną z teorii związanych z motywowaniem, jest teoria TEORIA XY według Douglasa McGregora, która mówi o tym, że menedżer w kontaktach z pracownikami kieruje się jedną z dwóch postaw – negatywną lub pozytywną. McGregor nazwał je odpowiednio teoriami X oraz Y.
ROZPOZNAWANIE DEFICYTÓW I DOSTARCZANIE WARTOŚCI.
Zachowanie ludzi zależy od wartości, których brak odczuwają i jednocześnie uznają, że ich osiągnięcie jest realne – z uwagi na powyższe, proces motywacji to permanentne rozpoznawanie deficytów i dostarczanie aktualnych wartości poszczególnym osobom, to nieustanne modyfikowanie zachowań za pomocą motywatorów ze wszystkich grup (finansowych, pozafinansowych, płacowych, pozapłacowych).
RÓŻNE POTRZEBY, RÓŻNE SPOSOBY MOTYWOWANIA.
Potrzeby ludzi zmieniają się zależnie od sytuacji rodzinnej, osobistej i zawodowej, co powoduje, że nie istnieje stały sposób motywowania określonego pracownika. Ktoś, kto dzisiaj jest stabilny finansowo, jutro może wydajnie pracować jedynie za większe pieniądze, bo pojawią u niego się nowe bieżące potrzeby, których nie przewidywał. Bywa też tak, że podwyżka nie doda skrzydeł podwładnemu, jeżeli cierpi on na deficyt pochwał i uznania. Do rozpoznawania służą różne testy sprawdzające motywację w postaci finansów, relacji z przełożonych, potrzeby awansu, pochwał, współpracy z innymi, odpowiedzialności, osiągnięć czy też testy określające poczucie podwładnego w organizacji (czy uważa, że jest ważny, że się z nim liczą i czy jest traktowany w porównywalny sposób z osobami na podobnych stanowiskach). Jak każde testy, nie istnieją idealne. Ważniejszą metodą jest umiejętna obserwacja podwładnego i zainteresowanie się nim przez bezpośredniego przełożonego w nieco szerszym zakresie niż tylko sfera zawodowa.
CO DECYDUJE O UŻYTEJ METODZIE MOTYWACJI?
O wyborze rodzaju motywacji (negatywna czy pozytywna) i motywatorów decydować powinny takie czynniki: cel (modyfikacja), jaki chce się osiągnąć oraz w jakim czasie, osoba podwładnego, jego doświadczenie, sytuacja (w tym prywatna), jego ambicje, dążenia. Dodatkowe determinanty to możliwości firmy, jej struktura, kultura organizacyjna, sytuacja finansowa, otoczenie konkurencyjne. Dodatkowym, naturalnym czynnikiem jest świadomość u menedżera skutków, jakie niesie za sobą zastosowanie negatywnej czy pozytywnej motywacji.
MOTYWACJA NEGATYWNA.
Wykorzystuje mechanizm, który mówi, że ludzie znacznie więcej zrobią w obliczu utraty czegoś, co już mają (na przykład przywilejów) niż w obliczu szansy pozyskania czegoś dodatkowego. Oparta o wytworzenie stanu zagrożenia, pomaga osiągnąć natychmiastową zmianę postępowania podwładnego i przynosi skutek w krótkim czasie. Stąd też tak duża skłonność wielu osób do tego, aby sięgać po motywatory w postaci kar, braku wypłacania lub obniżania wysokości premii, wprowadzaniu stanu zagrożenia poprzez sytuacje stresowe. Oczywiście należy jej używać, ale z umiarem. Permanentne powodowanie stanu zagrożenia w rezultacie doprowadza do demotywacji, do utraty poczucia wartości podwładnego, do spadku morale i rezygnacji z zatrudnienia. Nadmierne stosowanie tej formy motywatorów nie przynosi w pewnym momencie rezultatu jeszcze z jednego powodu – ludzie nabierają przeświadczenia, że co by nie zrobili i tak nie będzie dobrze, więc nie ma sensu się starać. Wykonują zadania na minimalnym oczekiwanym poziomie i nie wykazują żadnej inicjatywy.
MOTYWACJA POZYTYWNA.
Ten rodzaj motywacji pozwala z kolei na wytworzenie u podwładnych większej samomotywacji. Motywowanie pozytywne to okazywanie uznania dla wykonywanej pracy i rezultatów, udzielanie pochwał w ramach motywowania pozafinansowego oraz adekwatne do zasług nagradzanie w sferze finansowej. Nieadekwatna do osiągnięć nagroda finansowa może skutecznie demotywować. Podobnie jak motywacja negatywna, permanentnie stosowana motywacja pozytywna nie przynosi rezultatu, bowiem nadmierne chwalenie za „prozaiczne i rutynowe” zachowania powoduje, że pochwały nie robią wrażenia. Idealnym zatem jest korzystanie zarówno z jednej, jak i drugiej formy motywacji, wybierając do tego motywatory i z grupy finansowej, i pozafinansowej. Przykłady jednych i drugich motywatorów to szeroki wachlarz działań od rozwiązań systemowych (ujętych w wewnętrzne regulaminy) po rozwiązania mieszczące się w umiejętnościach wywierania wpływu na ludzi za pomocą różnego rodzaju socjotechnik i przyjętego stylu zarządzania.
