Istotą systemu motywacji jest motywowanie, co brzmi pozytywnie. Temat ten to punkt często umieszczany przez dyrektorów na liście zadań do zrealizowania. Nie słyszałem natomiast o naradach kadry kierowniczej, których przedmiotem dyskusji byłoby stworzenie sytemu DEMOTYWACJI dla pracowników. Może dlatego, że taki system tworzy się sam, jak wszystko, czego na ogół nie chcemy.
Tekst LESZEK SERGIEL
Czy aby na pewno sam? Niestety, tak nie jest. Pożywką dla demotywacji jest nieskończona lista błędów po stronie firmy i osób zarządzających oraz świata zewnętrznego, w jakim przyszło ludziom i organizacjom przez nich tworzonym funkcjonować.
Czynniki stanowiące skuteczną pożywkę do zrodzenia się demotywacji pracownika najogólniej można podzielić na te związane z firmą i te związane z konkretnym człowiekiem oraz na te związane ze środowiskiem, otoczeniem. Na ogół są to pozornie drobne aspekty codzienności, które umykają obserwacjom, bo wydają się niemalże naturalne.
CZYNNIKI DEMOTYWACJI ZWIĄZANE Z FIRMĄ
Do czynników związanych z firmą należy zaliczyć coś, co wymaga stałej weryfikacji, ale w praktyce raz określone funkcjonuje latami. Te czynniki to nieaktualna struktura i niejasny podział obowiązków lub brak ich delegowania.
Niejasny podział obowiązków.
Zdarza się, że obowiązki pracowników nakładają się na siebie lub są od siebie tak odległe, że w powstałej luce funkcjonuje pracownik, który dobrowolnie (zwyczajowo) wykonuje pracę, do której nie został zatrudniony.
Przyjął na siebie te „niczyje” obowiązki, bo albo jest naturalnie odpowiedzialny, albo charakteryzuje go niska asertywność. Taki stan rzeczy niekoniecznie jest motywujący. Jeżeli przełożony w porę nie zorientuje się w sytuacji, to konsekwencją może być odejście pracownika. Czasami zmiany strukturalne w firmie wymagają, żeby menedżer podjął decyzję o zwolnieniu pracownika – nigdy nie jest to łatwe zadanie.
Nakładające się na siebie obowiązki w obrębie jednej komórki organizacyjnej to sytuacja, w której trudno choćby o odpowiedzialność, ale za to łatwo o spychologię. W rezultacie w obu sytuacjach jest szansa na demotywację. W nieaktualnej strukturze trudno również o ścieżki kariery i awansów, czego ambitni pracownicy nader często oczekują. Powyższy akapit to tylko przykład popełniania błędów w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Wielowładza.
Bezpośrednio z organizacją wiąże się zjawisko skutecznie demotywujące, które określa się jako wielowładza, występująca często w firmach rodzinnych, których wskutek braku jasnego podziału zadań na przykład między wspólnikami, dochodzi do sytuacji, w której „rządzi ta osoba, która wcześniej przyjeżdża do firmy”. Niewątpliwie otrzymywanie poleceń z różnych ust, poleceń często sprzecznych, powoduje co najmniej dezorientację.
Korzystanie przez pracowników z ich prywatnych pieniędzy.
Skutecznie zdemotywuje pracownika konieczność „dokładania” do firmy jego własnych pieniędzy poprzez płacenie nimi za niektóre materiały i środki niezbędne do pracy. Może to rzadkie sytuacje, ale sam byłem świadkiem demotywacji przedstawicieli handlowych, którzy otrzymywali od firmy dziesięć litrów płynu zimowego na cały sezon i musieli dokupować za swoje pieniądze wszystko ponad. Poczucie krzywdy, jakie wywołało takie zachowanie firmy, skończyło się ogromną rotacją. Nie da się idealnie wyliczyć wszystkich kosztów i wkładu firmy w pracownika oraz pracownika w firmę, ale przy tak łatwo policzalnych obszarach nie powinno się aż tak restrykcyjnie oszczędzać.
Brak jasnego systemu motywowania.
W grupie demotywatorów, za które jest odpowiedzialna firma, istotną rolę odgrywa brak jasnego systemu motywowania lub źle napisany system (w tym zasady wynagrodzeń). Istnieje co najmniej dwanaście kryteriów dobrego systemu motywacyjnego i warto je poznać. Minimum to pamiętanie o tym, aby system był na tyle prosty, by pracownik mógł sam sobie codziennie wyliczyć, ile zarobił „do dzisiaj” i o tym, aby system przewidywał i uwzględniał indywidualny wysiłek pracownika. Przy zbyt skomplikowanym systemie wynagrodzeń istnieje ryzyko pojawienia się podejrzeń u pracownika, że w rezultacie, przy wyliczaniu wypłaty „i tak zostanie oszukany”. Brak oficjalnego systemu motywacji i rozliczeń powoduje ryzyko nagradzania ludzi za to kim są, a nie za to co robią i potrafią. Jeżeli taka sytuacja wystąpi, to automatycznie demotywuje ona do pracy
System wynagrodzeń.
W kategorii „system wynagrodzeń” na pewno demotywuje wynagrodzenie nieadekwatne do wysiłku. Rzadko stosuje się profesjonalne metody wartościowania pracy, aby mieć szansę na optymalną relację kwoty wypłaty do korzyści, jakie generuje praca konkretnej osoby.
Brak profesjonalnego zarządzania.
Błędy w obszarze kierowania, popełniane przez szefów niezależnie od szczebla zarządzania, to silnie negatywnie wpływające na podwładnego czynniki. Lista błędów jest zbyt długa, aby ją przytaczać. Wystarczy wymienić te „najcięższe” – niedocenianie podwładnych, brak wyciągania konsekwencji przy błędach podwładnych, obrażanie podwładnych, brak szacunku, seksizm, brak taktu, traktowanie wszystkich jednakowo i „równo”. Do tego zbioru szefowskich grzechów należy dodać brak udzielania konstruktywnej krytyki i konstruktywnej informacji zwrotnej oraz brak umiejętności wywierania wpływu. Jeżeli dopisze się jeszcze niesprawiedliwą ocenę podwładnego, bazującą na przykład na plotkach oraz niespełnione obietnice, to mamy dostatecznie silny katalog zachowań szefa, które skutecznie zniechęcają do jakiekolwiek wysiłku. Praca pod „słabym” szefem to coś, z czego ludzie rezygnują, kiedy tylko mają okazję – a dopóki jej nie mają, to często jedynie „spędzają” czas w pracy. Nuda lub nadmiar obowiązków. Bezpośrednio ze słabej organizacji firmy i słabych umiejętności kierowników wynikają takie demotywatory, jakim są nuda lub nadmierne przeciążenie obowiązkami.
Oba przypadki to wynik nieumiejętnego podziału obowiązków i nieodpowiedniego ich dopasowania do kompetencji pracownika. Zdarza się, że doświadczone osoby robią zbyt proste prace, które zajmują jedynie ułamek czasu ich pracy i później tylko „zabijają czas”. Bywa również i tak, że osoba, która nie ma wielu talentów, dostaje do realizacji zadania ponad jej możliwości. W obu sytuacjach wcześniej lub później ludzie tracą zapał do pracy.
CZYNNIKI DEMOTYWACJI LEŻĄCE PO STRONIE PRACOWNIKA
Czynniki osobiste, czyli te leżące po stronie pracownika, to zbiór równie długi, jak pierwszy. Najbardziej demotywują ludzi ich osobiste porażki i niepowodzenia. Każdy od czasu do czasu potrzebuje sukcesu. W przeciwnym razie cierpi nasza samoocena i maleje motywacja do podejmowania wysiłku. Do grupy czynników mających wpływ na brak motywacji i leżących również po stronie podwładnego należą jak najbardziej takie elementy jak niska ambicja, niskie morale i brak jakiejkolwiek wizji na pracę i wizji na życie.
Osobiste przekonania.
Odrębną kwestią w osobistej motywacji lub bardziej w jej braku są przekonania, jakimi się kieruje dana osoba. Powszechnie wiadomo, że „uczciwą pracą można się tylko garba dorobić” i powszechnie wiadomo, „że pierwszy milion trzeba ukraść”. Niestety, zmiana przekonań podwładnych, to najtrudniejsza sztuka w zarządzaniu ludźmi. Trudno mieć takie przekonania i chęć do pracy, zwłaszcza najemnej.
Czynniki zewnętrzne.
W różnym stopniu, ale praktycznie na każdego człowieka i jego poziom motywacji wpływają czynniki zewnętrzne w postaci różnego rodzaju kryzysów gospodarczych i społecznych oraz wydarzenia, na które nie ma się wpływu, a które potrafią „skutecznie” odebrać ochotę do pracy. Sytuacje w postaci różnego rodzaju tragedii, wypadków, kataklizmy, wojny, polityka, to tylko nieliczne przykłady sytuacji, które wpływają często na poziom energii i ochoty do pracy.
KIEDY SYSTEM MOTYWOWANIA BĘDZIE SKUTECZNY?
Motywowanie to szczególna forma wywierania wpływu na podwładnego. Podobnie jak wywieranie wpływu, tak motywowanie to mniej lub bardziej świadome oddziaływanie na sferę racjonalną, emocjonalną i duchową drugiego człowieka. Jakby nie było, głównym celem motywowania jest spowodowanie określonego pożądanego zachowania całych grup ludzi.
Systemy motywacji, zwłaszcza w ich finansowej części to nie tylko „sposób” wyliczenia wynagrodzenia. Takie podejście może spowodować niską skuteczność najbardziej zaawansowanego systemu. W praktyce, określając wysokość i sposób wyliczania poszczególnego składnika uzależnia się od oczekiwanych zachowań i tak na przykład w sytuacji problemów z frekwencją nagradza się obecność w pracy.
Jednak nawet najbardziej profesjonalnie przygotowany system motywacji z idealnie dopasowanymi składowymi ukierunkowanymi na wzmocnienie pożądanych i niwelację niepożądanych zachowań, może okazać się nieskuteczny, jeżeli pominie się w roli szefa pracę nad neutralizacją czynników demotywujących. Liczba „demotywatorów”, podobnie jak „motywatorów” może być równa liczbie ludzi, bo oczywistym jest, że najskuteczniejsza motywacja to motywacja dopasowana do indywidualnych sytuacji.
