Każdy przedsiębiorca (dekarz), wyjeżdżający w celach biznesowych lub delegujący zatrudnianych przez siebie pracowników w zagraniczne podróże służbowe, powinien pamiętać o swoich obowiązkach wobec tych pracowników. Wśród wielu obowiązków takich jak zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w tym kosztów przejazdów i noclegów warto zwrócić uwagę na obowiązek dokonania zwrotu kosztów leczenia w razie zachorowania pracowników za granicą lub nieszczęśliwego wypadku.
Tekst JACEK BARANOWSKI
Ubezpieczyciele oferują pracodawcom ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (KL i NNW). Ubezpieczenie KL i NNW kojarzy się przede wszystkim z wyjazdami turystycznymi. Rzadko kiedy rezygnujemy z niego planując rodzinne podróże. Czy tak samo jest z wyjazdami służbowymi? Moim zdaniem o znaczeniu ubezpieczenia KL+NNW warto kolejny raz przypominać dekarzom, którzy swoją aktywność biznesową prowadzą poza granicami Polski lub utrzymują kontakty handlowe z przedsiębiorcami spoza granic Polski. Pracownik delegowany przez swojego pracodawcę w zagraniczną podróż służbową, jest narażony nie tylko na skutki nieszczęśliwych wypadków, ale także na inne ryzyka w tym między innymi na nagłe zachorowania. Takie nieprzewidziane zdarzenia mogą być bardzo kłopotliwe i kosztowne dla pracodawcy delegującego swojego pracownika w zagraniczną podróż służbową. Na przykład zachorowanie w czasie zagranicznego wyjazdu może się wiązać z koniecznymi wydatkami w wysokości nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zgodnie z prawem to pracodawca musi zapewnić pracownikowi opiekę medyczną podczas zagranicznego wyjazdu służbowego. Oznacza to, że w razie potrzeby to właśnie pracodawca powinien pokryć koszty leczenia oraz wszystkie inne wydatki z tym związane, także w razie śmierci pracownika w trakcie podróży służbowej. W państwach członkowskich Unii Europejskiej każdy, za kogo w kraju macierzystym są odprowadzane składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma prawo do bezpłatnego leczenia w publicznej służbie zdrowia. Jednak warto pamiętać, iż Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) umożliwia jedynie skorzystanie z podstawowych świadczeń zdrowotnych niezbędnych z medycznego punktu widzenia i gwarantuje tylko te świadczenia, które są bezpłatnie dostępne dla obywateli danego kraju. Poza tym nie zapewnia zwrotu koszów związanych z transportem osób chorych lub po poważnym wypadku do kraju macierzystego.
Już tylko z tych powodów warto zawrzeć ubezpieczenie KL+NNW, które dla pracowników zawiera pracodawca i warto przyjrzeć się zakresowi tego ubezpieczenia.
Zakres ubezpieczenia KL+NNW
Ubezpieczyciele oferują dość szeroki zakres ochrony ubezpieczeniowej uwzględniającej, między innymi:
- następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW)
- wydatki medyczne – tak zwane koszty leczenia (KL),
- dodatkowe koszty podróży, w tym:
- zastępstwo pracownika,
- podróż i zakwaterowanie osób bliskich,
- przewóz ciała, koszty pochówku,
- usługi Assistance.
- wydatki związane z koniecznym transportem do kraju,
- wydatki związane z prowadzeniem akcji poszukiwawczo-ratowniczej,
- szkody w rzeczach osobistych,
- odwołanie, skrócenie lub zmianę planu podróży,
- odpowiedzialność cywilną,
- koszty ochrony prawnej,
- koszty związane z utratą paszportu, pieniędzy lub kart kredytowych, a także odwołania lotu.
Ważny jest także wybór wysokości sum ubezpieczenia, aby przy zbyt niskim ich poziomie nie trzeba było „dopłacać”, jeśli okaże się, iż przedsiębiorca zbyt optymistycznie podszedł do oceny zagrożeń i ich skutków finansowych i „zaniżył” ich wysokości w stosunku do realiów państw, do których delegował swoich pracowników.
Typy i formy umów KL + NNW
Dominują dwie formy, które powinny być dostosowane do faktycznych potrzeb ubezpieczającego – jeśli zagraniczne wyjazdy służbowe są sporadyczne, to pracodawca może skorzystać z indywidualnych umów KL+NNW zawieranych dla każdego wyjazdu służbowego oddzielnie. Ważne, aby zawarcie umowy takiego ubezpieczenia było możliwe przed datą wyjazdu służbowego.
Zdarza się, że zagraniczne wyjazdy służbowe muszą być realizowane często, czasem decyzja zapada z dnia na dzień, do tego przed weekendem, wówczas właściwsze jest zawarcie umowy otwartego pokrycia ubezpieczeniowego. W tej formie przy zawieraniu umowy KL+NNW pracodawca podaje planowaną liczbę podróżujących osób oraz planowaną liczbę dni pobytu w zagranicznej podróży służbowej w okresie ubezpieczenia, a także oczekiwane: zakres ubezpieczenia i sumy ubezpieczenia. Na tej podstawie ubezpieczyciel nalicza składkę zaliczkową, a bezpośrednio na koniec okresu ubezpieczenia przedsiębiorca rozlicza się z ubezpieczycielem, podając mu faktyczną liczbę wykorzystanych osobodni. Najkorzystniejszą dla pracodawcy, który dość często deleguje swoich pracowników za granicę jest forma bezimienna (nie wymagająca wykazu wyjeżdżających osób). Takie rozwiązanie musi być zgodne z ewidencją zagranicznych podróży służbowych prowadzoną obowiązkowo przez pracodawcę.
JACEK BARANOWSKI
Wiceprezes zarządu Pierwszego Polskiego Domu Brokerskiego SAGA Brokers Sp. z o.o., ul. Słoneczna 15A, 60-286 Poznań, www.sagabrokers.pl.
