Bardzo często koszty leczenia za granicą potrafią przyprawić pracodawcę o zawrót głowy. A przynajmniej tak się dzieje, jeżeli firma nie ma odpowiedniego zabezpieczenia. Przed zagraniczną podróżą warto nabyć stosowną polisę.
Tekst Jacek Baranowski
Kontynuując rozważenia nad rolą i praktycznym znaczeniem umowy ubezpieczenia Odpowiedzialności Cywilnej dla firmy dekarskiej oraz Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW), tym razem skupimy się na kolejnym rodzaju ubezpieczeń, które mogą być bardzo przydatne firmom dekarskim realizującym swoje prace poza granicami kraju. Dotyczy ono Kosztów Leczenia oraz NNW w związku z zagranicznymi wyjazdami służbowymi, w skrócie zwane KL + NNW. Jest ono – podobnie jak NNW – tym rodzajem ubezpieczenia, o którym warto przypominać przedsiębiorcom, którzy swoją aktywność biznesową skierowali na terytoria innych państw i prowadzą działalność poza granicami Polski lub co najmniej utrzymują kontakty handlowe z przedsiębiorcami spoza Polski. Pracownik delegowany przez swojego pracodawcę w zagraniczną podróż służbową, narażony jest nie tylko na skutki nieszczęśliwych wypadków, ale także na inne ryzyko, między innymi nagłej choroby. Takie nieprzewidziane zdarzenia mogą być bardzo kłopotliwe i kosztowne dla pracodawcy delegującego swojego pracownika w zagraniczną podróż służbową. Na przykład zachorowanie w czasie zagranicznego wyjazdu może się wiązać z koniecznymi wydatkami w wysokości nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zgodnie z prawem to pracodawca musi bowiem zapewnić pracownikowi opiekę medyczną podczas zagranicznego wyjazdu służbowego. Oznacza to, że w razie potrzeby to właśnie firma dekarska powinna pokryć koszty leczenia oraz pozostałe wydatki z tym związane, także na razie śmierci pracownika w trakcie podróży służbowej.
W państwach członkowskich Unii Europejskiej każdy, za kogo w kraju (macierzystym) są odprowadzane składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma prawo do bezpłatnego leczenia w publicznej służbie zdrowia. Jednak warto pamiętać, iż europejska karta ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ) umożliwia jedynie skorzystanie z podstawowych świadczeń zdrowotnych niezbędnych z medycznego punktu widzenia i gwarantuje tylko te świadczenia, które są bezpłatnie dostępne dla obywateli danego kraju. Poza tym nie zapewnia zwrotu koszów związanych z transportem osób do kraju macierzystego. Dlatego warto zawrzeć dodatkową umowę ubezpieczenia KL + NNW, która może obejmować swym zakresem nie tylko Koszty Leczenia – jak zwykle zakres ostatecznej ochrony ubezpieczeniowej zależy w znacznym stopniu od świadomej decyzji pracodawcy delegującego swych pracowników w zagraniczną podróż służbową. Umowę ubezpieczenia dla pracownika w zagranicznej podróży służbowej zawiera pracodawca.
Zakres ochrony
Ubezpieczyciele oferują dość szeroki zakres ochrony ubezpieczeniowej, uwzględniającej między innymi:
- Następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – szczególnie przydatne, jeśli pracodawca nie ubezpieczył swoich pracowników wcześniej w tym zakresie lub jeśli taka umowa ubezpieczenia dotyczy tylko wypadków osobowych, do których dojdzie na terytorium Polski.
- Wydatki medyczne, czyli koszty leczenia (KL).
- Dodatkowe koszty podróży, w tym:
- dostarczenie lekarstw,
- dosłanie przedmiotów osobistych,
- zastępstwo pracownika,
- wynajem kierowcy zastępczego,
- podróż i zakwaterowanie osób bliskich,
- przewóz ciała, koszty pochówku,
- usługi Assistance – bardzo pomocna opcja ochrony ubezpieczeniowej – ubezpieczony pracownik korzysta, w razie niespodziewanych problemów z pomocy profesjonalnego centrum alarmowego obsługującego usługę assistance we współpracy z ubezpieczycielem.
- Wydatki związane z koniecznym transportem do kraju.
- Wydatki związane z prowadzeniem akcji poszukiwawczo-ratowniczej.
- Szkody w rzeczach osobistych.
- Odwołanie, skrócenie lub zmianę planu podróży.
- Odpowiedzialność cywilną.
- Koszty ochrony prawnej.
- W razie uprowadzenia pracownika.
- Koszty związane z utratą paszportu.
- Utratę pieniędzy i kart kredytowych.
- W razie niedogodności związanych z odmową wykonania pasażerskiego przewozu lotniczego.
Jak widać zakres pokrycia ubezpieczeniowego może być szeroki i tym samym może zapewnić zarówno ubezpieczającemu (pracodawcy), jak i jego pracownikom w czasie zagranicznej podróży pewność, że w razie problemów, które mogą pojawić się w trakcie jej trwania wszelkie negatywne skutki pokryje zakład ubezpieczeń.
Warto także zastanowić się nad właściwym wyborem wysokości sum ubezpieczenia, aby przy zbyt niskim ich poziomie nie trzeba było „dopłacać”, jeśli okaże się, że przedsiębiorca zbyt optymistycznie podszedł do oceny zagrożeń i ich skutków finansowych, i „zaniżył” ich wysokości w stosunku do realiów państw, do których delegował swoich pracowników.
Sumy ubezpieczenia i wysokości limitów
Sumy ubezpieczenia i limity odpowiedzialności dla poszczególnych opcji ochrony ubezpieczeniowej powinny wystarczyć na pokrycie kosztów związanych z ewentualnymi wypadkami. Podejmując decyzję o tych zapisach umowy ubezpieczenia KL + NNW, pracodawca powinien wziąć pod uwagę, jakie czynności pracownik będzie wykonywał za granicą oraz do jakiego kraju wyjeżdża. Na przykład, gdy jest to Słowacja, suma ubezpieczenia może być niższa niż wtedy, gdy pracownicy jadą (wylatują) w bardziej odległe strony świata.
Praktyczne znaczenie ma to, czy suma ubezpieczenia dotyczy jednego zdarzenia, czy wszystkich. Ważny jest też stan zdrowia. Jeśli osoby udające się w podróż służbową cierpią na przewlekłe choroby, trzeba za dodatkową dopłatą rozszerzyć ochronę na zdarzenia (zachorowania) wynikające z tych chorób. Inaczej ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania i umowa ubezpieczenia nie spełni oczekiwań ubezpieczającego.
Dobrze jest, jeśli ochrona ubezpieczeniowa w ramach assistance obejmuje wydatki związane z rezygnacją i przerwaniem podróży oraz koszty wyjazdu osoby zastępującej danego pracownika. Zagwarantuje to zwrot pieniędzy w sytuacji, gdy pracodawca będzie musiał pilnie wysłać kogoś innego na miejsce chorego pracownika lub pracownika, który uległ nieszczęśliwemu wypadkowi.
Typy i formy umów ubezpieczenia KL + NNW
Dominują dwie formy umów ubezpieczenia, które powinny być dostosowane do faktycznych potrzeb ubezpieczającego – w tym częstotliwości zagranicznych podróży służbowych.
Jeśli wyjazdy służbowe są sporadyczne, z góry zaplanowane – to pracodawca może spokojnie skorzystać z indywidualnych umów ubezpieczenia KL + NNW zawieranych dla każdego wyjazdu służbowego oddzielnie. Ważne, aby zawarcie umowy było możliwe przed datą wyjazdu służbowego. Wtedy konieczne będzie podanie liczby osób wyjeżdżających służbowo wraz z ich imiennym wykazem oraz wybór zakresu ubezpieczenia i wysokości sum.
Przedsiębiorcy, którzy swoją działalność biznesową rozwinęli dość znacząco i jeśli zagraniczne podróże służbowe muszą być realizowane często, czasem z dnia na dzień, do tego przed weekendem, wówczas właściwszą z punktu widzenia interesu ubezpieczającego (pracodawcy) jest zawarcie umowy otwartego pokrycia ubezpieczeniowego. Takie rozwiązanie polega na tym, iż przy zawieraniu umowy ubezpieczenia KL + NNW pracodawca podaje planowaną w rocznym (12-miesięcznym) okresie ubezpieczenia liczbę podróżujących osób i planowaną liczbę dni pobytu w zagranicą w okresie ubezpieczenia, a także oczekiwane: zakres ubezpieczenia i jego suma. Na tej podstawie ubezpieczyciel nalicza składkę zaliczkową, a na koniec okresu ubezpieczenia przedsiębiorca rozlicza się z ubezpieczycielem, podając mu faktyczną liczbę wykorzystanych osobodni. Ta forma umowy ubezpieczenia miewa różne odmiany, czasem wymagające większych lub mniejszych zabiegów formalnych. Najkorzystniejsza dla takiego pracodawcy jest forma bezimienna (nie wymaga wykazu wyjeżdżających osób) z rozliczeniem składek na podstawie deklarowanej planowanej liczby osobodni (na początku okresu ubezpieczenia) oraz faktycznej liczby wykorzystanych osobodni (po okresie ubezpieczenia). Takie rozwiązanie musi być zgodne z ewidencją zagranicznych podróży służbowych obowiązkowo prowadzoną przez pracodawcę
Każdą z opcji można dopasować do aktualnych potrzeb firmy dekarskiej oraz jej sytuacji finansowej. Warto przy tym zawierać umowy ubezpieczenia przy współpracy i za pośrednictwem brokera ubezpieczeniowego, który profesjonalnie dostosuje zakres ochrony ubezpieczeniowej.
