Prawo pracy w dobie pandemii

Z zagadnieniami prawa pracy mamy do czynienia dość często, ponieważ w pewnym stopniu dotyczą nas wszystkich. Przez samo pojęcie prawa pracy rozumiemy zespół norm prawnych związanych ze stosunkiem pracy, określających prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców.

Tekst DANUTA STANOK

---

Zaliczamy do nich nie tylko normy zawarte w Kodeksie pracy (k.p.), ale też w innych ustawach oraz aktach wykonawczych, układach zbiorowych pracy, porozumieniach zbiorowych, regulaminach i statutach, które określają prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Jednolity tekst ustawy – Kodeks pracy opublikowano w Dzienniku Ustaw z dnia 30 lipca 2020 roku na pozycji 1320.

PODSTAWA PRAWNA: K.p. art. 9.

Podstawowe zasady wyrażone w Kodeksie pracy (źródło: Konstytucja RP) to na przykład: prawo do pracy, wolność pracy, poszanowanie godności i innych dóbr osobistych. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku, uchwalona pierwotnie jeszcze w epoce Gierka, była od tamtej pory wielokrotnie nowelizowana, wciąż jednak nie nadąża za wyzwaniami, jakie niesie życie, tym bardziej zaś nie wpisuje się w nową, koronawirusową rzeczywistość. Od kilku lat trwają intensywne prace nad zmianą ustawy, ale dotąd nie udało się przygotować nowego, zapowiadanego przez ustawodawców Kodeksu pracy, natomiast sukcesywnie wprowadza się kolejne nowelizacje. Z punktu widzenia pracowników i pracodawców, istotną zmianą, obowiązującą od 1 stycznia 2021 roku, jest zwiększenie miesięcznej płacy minimalnej o 200 zł w stosunku do ubiegłorocznej. To daje najniższe miesięczne wynagrodzenie na poziomie 2800 zł brutto i minimalną kwotę wynagrodzenia brutto za godzinę pracy wynoszącą 18,30 zł.

PODSTAWA PRAWNA: K.p. art. 10.

CZAS PRACY
W firmie, w której stosuje się miesięczny okres rozliczeniowy, w 2021 roku pracownik powinien przepracować 2016 godzin, to jest 252 dni robocze.

PODSTAWA PRAWNA: K.p. art. 128-151.

UMOWY O DZIEŁO
Inny nowo wprowadzony obowiązek dla wszystkich płatników składek oraz osób fizycznych nie będących płatnikami, polega na informowaniu ZUS o umowach o dzieło zawartych nie wcześniej niż 1 stycznia br. Na dopełnienie formalności pozostaje siedem dni od chwili zawarcia umowy. Obowiązujący nas termin jest więc łatwy do zapamiętania, bo identyczny dotyczy wypełniania innych powinności wobec ZUS. W zgłoszeniu na formularzu RUD należy przekazać ogólne informacje odnośnie do zamawiającego i wykonawcy dzieła, daty zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia umowy oraz jej przedmiotu. Nie ma tu znaczenia forma umowy, może ona być pisemna lub ustna. Oba tryby zawierania umów zostały bowiem dopuszczone na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego. Warto powtórzyć, by uniknąć pomyłki: do zgłoszenia zawarcia umowy o dzieło są zobowiązane osoby fizyczne, bez względu na to, czy są zarejestrowane w ZUS jako płatnik składek, czy też nie. Od tej regulacji wprowadzono jednak wyjątki. Obowiązek nie dotyczy umów zawartych przez podmioty oraz jednostki organizacyjne (stowarzyszenia, fundacje, spółki prawa handlowego itp.), które nie zgłaszają do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego (w tym siebie), a tym samym nie są zarejestrowanymi płatnikami składek.

Zgłoszeniu do ZUS nie podlegają także umowy o dzieło nawiązane z własnymi pracownikami i osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, w przypadku zleceń, które wchodzą w zakres prowadzonej przez nie działalności, a także te wykonywane na rzecz pracodawcy, ale zawarte są z innym podmiotem. Problemów z wypełnieniem nowego obowiązku przybyło pracodawcom/zleceniodawcom. Choć pierwsze wrażenie jest takie, że przepis wydaje się mało znaczący, zaburzył on funkcjonowanie przedsiębiorstw i zmusił do wprowadzenia zmian organizacyjnych, uzupełnienia oprogramowania, pilnowania terminów itd. Nowe przepisy zawsze budzą wiele wątpliwości, ale szczególnie niepokoją, gdy natrafiamy na skomplikowane sprawy. Jak zakwalifikować sytuację, gdy sam autor (zewnętrzny) zgłosi się do przedsiębiorcy z ofertą sprzedaży własnych utworów. Wtedy dochodzi do samoistnego przeniesienia praw autorskich, bez powoływania umowy o dzieło. Albo jak postąpić z umową ramową: płatnik składek nie zgłasza do ZUS umowy ramowej o wykonanie dzieła (umowa nienazwana), gdyż nie jest ona umową o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego.

Zgłoszeniu podlega każda jednostkowa umowa, która może doprowadzić do powstania dzieła. Ważna uwaga: umowy o dzieło (wykazywane w zgłoszeniu) nie podlegają oskładkowaniu, przez co ta sfera zarobkowania nie była dotąd specjalnie monitorowana.

PODSTAWA PRAWNA: Art. 22 ustawy z dnia 31 marca 2020. Art. 36 ust.17, art. 45 ust. 1 pkt. 1b, art. 49 ust. 2 pkt 8 oraz art. 49 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 poz. 266 z późn. zm.).

W związku z pandemią wirusa COVID-19 już w 2020 roku zaszły zmiany w prawodawstwie regulującym świadczenie pracy i było ich wiele. Nie wiemy, ile trafi do Kodeksu. Chwilowo funkcjonują na mocy ustawy covidowej.

KARY DLA NIEUCZCIWYCH PRACODAWCÓW

Od 1 grudnia 2020 roku zaczęło obowiązywać rozszerzenie katalogu kar i wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy, zatrudniający pracowników będących dłużnikami alimentacyjnymi (uchylających się od spełniania obowiązków alimentacyjnych), którzy w jakikolwiek sposób zatajają lub zaniżają ich wynagrodzenie, przez co utrudniają ściąganie należności alimentacyjnych, narażają się na wysokie kary grzywny. Mogą to być kwoty od 1,5 do 45 tysięcy złotych. Chodzi o pracowników, którzy zalegają z płaceniem alimentów na dziecko ponad trzy miesiące, toczy się wobec nich egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności dla skarbu państwa, ale tylko tych, wobec których są spełnione wszystkie trzy przesłanki jednocześnie. Kary mają odstraszać zatrudniających od pomagania w unikaniu płacenia alimentów przez swoich pracowników. Wypłacanie niższego wynagrodzenia niż umówione w celu niedokonywania potrąceń na świadczenie alimentacyjne, albo wręcz niezawieranie umowy o wykonywanie pracy podlega takiej samej karze. Co ciekawe, w razie zatrudniania pracowników bez pisemnej umowy o pracę, pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Sytuacja, dotycząca alimentów w naszym kraju nie chce dać się rozwiązać, przez wiele lat. Według opinii prawników zajmujących się sprawami rodzinnymi, pandemia jeszcze bardziej ją skomplikowała.

PODSTAWA PRAWNA: K.p. art. 281.

PRACA W DOMU
Pandemia, a w jej następstwie izolacja społeczna (ang. lockdown), wymusiły na przedsiębiorcach dostosowanie się do nowych realiów funkcjonowania. Wielu z nich zastosowało zdalny model prowadzenia działalności. Tam, gdzie jest możliwe, pracownicy swoje obowiązki okresowo wykonują w domu.

Ustawa covidowa wprowadziła możliwość wykonywania pracy zdalnej, a w 2021 roku praca zdalna może zostać wpisana do Kodeksu pracy. Wszystko wskazuje na to, że doczeka się szczegółowej regulacji, jednakże – jak dotąd – budzi wiele kontrowersji. Choćby konieczność uzgodnienia takiej formy pracy między pracodawcą a pracownikiem, albo miejsca wykonywania – całkowicie czy częściowo poza firmą, a także dobrowolności podjęcia zadań w formie pracy zdalnej. Inne westie to: BHP, partycypowanie pracodawców w kosztach, definicja wypadku przy pracy,
sposoby kontrolowania pracownika itd. Rozwiązania dopasowane do potrzeb różnych branż oraz specyfiki poszczególnych zakładów pracy, być może będą zawarte w porozumieniach lub regulaminach zakładowych, a nie w ustawie podstawowej. Wokół przygotowań toczy się dyskusja narodowa. Nie ma wątpliwości, że w odpowiedzi na rozwój technologii i zmianę stylu życia współczesnego pokolenia oraz ostatnich doświadczeń z koronawirusem, praca
zdalna jest coraz częściej brana pod uwagę przy budowaniu strategii organizacyjnych w niektórych branżach.

PODSTAWA PRAWNA: K.p. art.67. Art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842, z późn. zm.)

BADANIA PROFILAKTYCZNE
Tarcza antykryzysowa z dniem 16 grudnia 2020 roku wydłużyła ważność orzeczeń lekarskich wydanych w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań pracowników, w tym pracowników biurowych, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 roku. Zachowują one ważność nie dłużej niż 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, zamiast wcześniejszych 60 dni. Wcześniej obowiązujące przepisy pozwalały na wydawanie orzeczeń przez innych lekarzy, nie tylko medycyny pracy. One też pozostaną ważne przez 180 dni po odwołaniu zagrożenia i pandemii. W tym okresie pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi skierowanie w celu wykonania okresowych badań lekarskich.

Z badań wstępnych zwalnia się zatrudnianych pracowników administracyjno-biurowych, jeżeli mają aktualne orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, pod warunkiem jednak, że pracodawca potwierdzi, iż warunki te odpowiadają warunkom występującym na stanowisku pracy. Kiedy więc taki pracownik chce zmienić pracę i ma ważne orzeczenie lekarskie, nowa firma nie ma obowiązku kierować go na wstępne badania lekarskie, o ile w nowym miejscu ma wykonywać podobne obowiązki.

Pozostali pracownicy muszą mieć aktualne orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy, jak w przypadku pracowników administracyjnych, z wyjątkiem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych – chyba, że w myśl k.p. nie podlegają one wstępnym badaniom lekarskim, gdy podejmują pracę na tym samym stanowisku (lub na stanowisku o takich samych warunkach pracy) u tego samego lub innego pracodawcy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przepisy te są kłopotliwe w przyswojeniu, jednak korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

PODSTAWA PRAWNA: Art. 12 a oraz art. 31m ust.1 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r.

URLOP BEZ ZGODY PRACOWNIKA
Prawo do urlopu wypoczynkowego to jedno z podstawowych praw pracownika. Zasadą jest, że pracodawca udziela urlopu w porozumieniu z pracownikiem, a pracownik nie może się go zrzec, nawet dobrowolnie. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy pracownika. W ostatnich latach przepisy w tym zakresie nie uległy zmianie. Teoretycznie, urlop wypoczynkowy pracownik zobowiązany jest wykorzystać w ciągu roku, za który przysługuje. W praktyce często bywa, że część urlopu przenosi się na rok następny. Jest to zgodne z prawem. Jednak zaległy urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za nieudzielanie urlopu pracownikowi pracodawca może zostać ukarany karą grzywny. Natomiast pracownik, który nie wskaże pracodawcy terminu wykorzystania zaległego urlopu naraża się na karę porządkową (upomnienie, nagana), a ostatecznie nawet rozwiązanie umowę o pracę. Za niewykorzystany urlop zatrudniający nie wypłaca ekwiwalentu pieniężnego, chyba że stosunek pracy ulega rozwiązaniu. Podczas wypowiedzenia, wyjątkowo może udzielić należnego urlopu wypoczynkowego bez uzgadniania z pracownikiem jego terminu.

Specustawa w sprawie COVID-19 wprowadziła udogodnienie dla pracodawców, na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Zgodnie z nim, może on pracownikowi udzielić niewykorzystanego w poprzednich latach urlopu wypoczynkowego, w wymiarze do 30 dni, we wskazanym przez siebie terminie, z pominięciem planu urlopów i bez potrzeby uzyskiwania zgody pracownika, a pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać. Może również tylko zaproponować pracownikowi urlop, jednak decyzję pozostawić w jego gestii.

Regulacja ta będzie musiała w przyszłości znaleźć się w Kodeksie pracy, gdyby miała obowiązywać dłużej. Projekt nowelizacji przewiduje zwiększenie wymiaru urlopu pracowniczego, ale trudno polegać na ustaleniach poczynionych podczas konsultacji przedstawicieli zainteresowanych stron, o niczym jeszcze nie przesądzono.

PODSTAWA PRAWNA: Art.15gc Ustawy z dnia 2 marca 2020 r.

PRZESTÓJ EKONOMICZNY Z POWODU COVID-19

W okresie pandemii koronawirusa weszły w życie przepisy wprowadzające przestój ekonomiczny. Regulacje zawiera specustawa w sprawie COVID-19. Przepis dotyczy przedsiębiorców w rozumieniu art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, organizacje pozarządowe oraz podmioty, określone w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, instytucje kultury, u których wystąpił spadek przychodów w następstwie wystąpienia COVID-19, a także jednostki organizacyjne kościoła, związku wyznaniowego oraz kościelne osoby prawne. Regulacja wywołała spore zamieszanie na początku swojego obowiązywania, ze względu na kodeksową definicję przestoju. Wątpliwości budziła możliwość zamknięcia zakładu pracy z powodu epidemii koronawirusa i zakwalifikowania jako przestoju w rozumieniu Kodeksu pracy.

OBNIŻENIE WYMIARU CZASU PRACY I PRZESTÓJ EKONOMICZNY WEDŁUG TARCZY 4.0
W ramach przestoju ekonomicznego pracodawca może obniżyć wynagrodzenia pracowników nawet o 50% (bez wypowiedzenia zmieniającego). Jednocześnie obniżona pensja nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę (brutto), z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. Podczas stosowania rozwiązania nie obowiązują pozostałe, specjalne zasady określone dla przestoju. Pracodawca ma możliwość uzyskania dopłat do wynagrodzeń i należnych od nich składek na ubezpieczenie społeczne z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, co znacząco obniża koszty płacowe.

Tarcza antykryzysowa pozwala też na obniżenie wymiaru czasu pracy pracowników, maksymalnie o 20%, nie więcej niż do połowy etatu z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem. Konieczne jest wykazanie spadku przychodów ze sprzedaży towarów i usług w następstwie COVID-19 oraz wystąpienia w związku z tym wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń. Przez istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń rozumie się zwiększenie ilorazu kosztów wynagrodzeń pracowników, z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracodawcę i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesiąca kalendarzowego, dowolnie wskazanego i przypadającego od dnia 1 marca 2020 roku do dnia poprzedzającego skorzystanie przez pracodawcę z uprawnienia. Ustawa przewiduje, że regulacja może być stosowana maksymalnie przez sześć miesięcy, licząc od miesiąca, w którym określony iloraz obniżył się do poziomu poniżej 105% ilorazu z miesiąca bazowego, w okresie nie
dłuższym niż 12 miesięcy od dnia odwołania zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Ważna uwaga: przepisu nie stosuje się jeżeli udział kosztów w przychodach, we wskazanym miesiącu, będzie mniejszy
niż 30%. Regulacja chroni tych pracodawców, którzy generują wysokie koszty płac w stosunku do bieżących przychodów, oni właśnie w okresie spadku popytu na swoje usługi i towary są szczególnie narażeni.

PODSTAWA PRAWNA: Art.15g; art. 15gb Ustawy z dnia 2 marca 2020 r.